Planilha de leads e de follow-up grátis: modelo em Excel com cadência e painel

Uma planilha de leads é a lista de quem demonstrou interesse e ainda não comprou: de onde veio, em que etapa está, quem cuida e quando será o próximo contato. A planilha de follow-up é a outra metade: o registro de cada tentativa de contato, para ninguém ficar esquecido nem receber a mesma mensagem duas vezes. O modelo deste guia junta as duas num arquivo só, com o status do follow-up calculado sozinho e um painel com a conversão por origem.

O que é uma planilha de leads?

Lead é a pessoa ou empresa que deixou um sinal de interesse: pediu orçamento, mandou mensagem, preencheu um formulário, foi indicada. A planilha de leads organiza esses contatos até que eles virem cliente ou sejam descartados, e responde a três perguntas do dia a dia: com quem eu falo hoje, em que pé está cada negociação e de onde vêm os leads que fecham.

Ela é diferente da planilha de controle de clientes, que cuida de quem já comprou (recompra, histórico, total comprado). Na planilha de leads, o que importa é o próximo passo e a velocidade: lead sem data de retorno esfria. O processo completo, da captação à qualificação, está no guia de gestão de leads.

O que vem no modelo

As colunas que toda planilha de leads precisa

Planilha com coluna demais não é preenchida; com coluna de menos, não responde nada. Estas são as que o modelo traz, e o motivo de cada uma:

• Lead, empresa, telefone e e-mail: o mínimo para falar com a pessoa. O telefone já no formato do WhatsApp economiza tempo.
• Origem: site, WhatsApp, Instagram, Google, indicação, evento, prospecção ativa ou anúncio. Sem ela, você não sabe onde investir.
• Interesse e valor estimado: o produto ou serviço e quanto a venda deve valer. É o que permite somar o valor em aberto.
• Responsável: quem cuida do lead. Lead de todo mundo é lead de ninguém.
• Etapa: novo, primeiro contato, qualificado, proposta enviada, negociação, ganho ou perdido.
• Temperatura: quente, morno ou frio, para decidir a ordem dos contatos do dia.
• Entrada, último contato e próximo follow-up: as três datas que fazem a planilha trabalhar por você.
• Motivo da perda: preço, parou de responder, comprou de outro, sem orçamento, sem necessidade ou fora do perfil.
• Base legal (LGPD): por que você pode guardar e usar aquele contato. Explicamos adiante.

Planilha de follow-up: como registrar as tentativas

Follow-up é o contato de acompanhamento depois do primeiro: a mensagem para saber se a proposta chegou, a ligação para tirar uma dúvida, o lembrete antes de a condição vencer. Na aba Follow-up, cada tentativa vira uma linha com a data, o lead, o canal (WhatsApp, ligação, e-mail, reunião ou visita), o resultado e o próximo passo. A coluna "Tentativa nº" conta sozinha quantas vezes aquele lead já foi procurado, e a aba Leads mostra o total.

Esse registro resolve dois problemas comuns. O primeiro é desistir cedo: sem contar, a sensação é de que já se insistiu muito, quando foram duas mensagens. O segundo é o contrário: insistir sem método e cansar o lead. Com o histórico na frente, a próxima mensagem continua a conversa em vez de repeti-la. Para o que escrever em cada contato, veja o guia de follow-up de vendas.

Uma cadência para começar

Cadência é o intervalo entre as tentativas. Não existe intervalo certo para todo negócio; esta é uma sugestão para ajustar ao seu ciclo de venda:

1. Dia 0: primeiro contato no mesmo dia em que o lead chegou.
2. Dia 2: segunda tentativa, de preferência por outro canal.
3. Dia 4: terceira, com uma informação nova (um caso, uma condição, uma resposta a dúvida comum).
4. Dia 7: quarta, perguntando se o assunto ainda faz sentido.
5. Dia 14: quinta, a mensagem de encerramento: avise que vai parar de procurar e deixe a porta aberta.

A velocidade do primeiro contato pesa mais do que o número de tentativas. Num estudo publicado na Harvard Business Review em 2011, empresas que tentaram contato em até 1 hora tiveram quase 7 vezes mais chance de qualificar o lead do que as que tentaram uma hora depois. Por isso o modelo calcula os dias sem contato e destaca em vermelho quem passou de 14 dias sem resposta e ainda está em aberto.

Como usar a planilha no dia a dia

1. Comece o dia pelo filtro: na aba Leads, filtre a coluna Follow-up por "Atrasado" e "Hoje". Essa é a lista de contatos do dia, começando pelos quentes.
2. Registre cada tentativa: uma linha na aba Follow-up, com o resultado e o próximo passo, mesmo quando ninguém respondeu.
3. Atualize as datas do lead: último contato e próximo follow-up. Lead em aberto sem data aparece como "Sem data" e conta no painel.
4. Mude a etapa quando algo mudar: proposta enviada, negociação, ganho ou perdido. Ao perder, escolha o motivo.
5. Uma vez por semana, olhe o painel: quantos atrasados ficaram, qual origem converte mais e por que se perde.

Como montar a sua no Excel ou no Google Planilhas

Se preferir montar do zero, três fórmulas fazem o trabalho pesado. Os exemplos usam a linha 2 e as colunas do modelo (L = último contato, M = próximo follow-up, I = etapa), com os nomes das funções em português, como aparecem no Excel e no Google Planilhas em português:

• Dias sem contato: =SE(L2="";"";HOJE()-L2)
• Situação do follow-up: =SE(OU(I2="Ganho";I2="Perdido");"Encerrado";SE(M2="";"Sem data";SE(M2<HOJE();"Atrasado";SE(M2=HOJE();"Hoje";"Em dia"))))
• Tentativas do lead: =CONT.SE('Follow-up'!B:B;A2), contando as linhas da aba de follow-up com o nome do lead.

Complete com a validação de dados (lista suspensa) nas colunas de origem, etapa e temperatura, para ninguém escrever "Insta", "instagram" e "IG" para a mesma coisa, e com a formatação condicional que pinta de vermelho o "Atrasado". O nome do lead precisa ser único: dois "João" na lista misturam as tentativas. Se houver repetição, use o nome com a empresa.

Os números do painel

LGPD: a planilha de leads também guarda dados pessoais

Nome, telefone e e-mail de pessoa física são dados pessoais, e a Lei Geral de Proteção de Dados vale para planilha tanto quanto para sistema. Três cuidados resolvem a maior parte:

• Base legal (art. 7º): anote por que você tem o contato. Quem pediu orçamento entra nos procedimentos preliminares de um contrato pedidos pelo próprio titular; quem se cadastrou para receber conteúdo, no consentimento; o legítimo interesse exige avaliar se ele não passa por cima dos direitos da pessoa.
• Direitos do titular (art. 18): a pessoa pode pedir acesso, correção e eliminação dos dados. Com tudo numa planilha só, atender ao pedido leva minutos.
• Só o necessário: não guarde CPF, dado de saúde ou qualquer informação que a venda não usa, e não deixe o arquivo em pasta pública ou anexado em e-mail para todo mundo.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona bem para uma pessoa com algumas dezenas de leads por mês. Ela começa a falhar de formas previsíveis:

• Duas pessoas editam ao mesmo tempo e uma apaga o que a outra escreveu.
• O follow-up depende de alguém abrir o arquivo; ninguém é avisado de nada.
• A conversa acontece no WhatsApp e a planilha fica desatualizada no fim do dia.
• Não dá para saber quem mexeu em quê, nem recuperar a versão de ontem com facilidade.
• O gestor precisa montar o relatório à mão toda semana.

Quando dois desses sinais aparecem, é hora de um CRM. O guia de como migrar de planilha para CRM mostra a mudança sem perder dados.

Da planilha de leads para o Sirius CRM

O Sirius CRM faz o que a planilha faz e o que ela não consegue fazer sozinha:

• Importação: suba a aba Leads em CSV ou Excel, até 1.000 linhas por vez; as colunas são reconhecidas pelo nome (nome, e-mail, telefone, empresa, cargo, cidade e estado).
• Funil: as etapas da planilha viram colunas de um quadro, e cada lead vira um negócio com valor, responsável e etapa.
• Follow-up sem depender de lembrar: atividades com data em cada negócio e automação que avisa o responsável quando um negócio fica parado há alguns dias.
• WhatsApp no histórico: pela API oficial da Meta, em todos os planos, com a conversa ligada ao contato.
• Leads de anúncio: o formulário do Facebook e do Instagram cria o negócio sozinho, sem copiar e colar.

Os planos são cobrados por pessoa da equipe: R$ 227 por mês no Business. Se a planilha ainda dá conta, continue com ela; o modelo foi feito para isso.

Perguntas frequentes sobre planilha de leads

O que é uma planilha de leads?

É a lista de quem demonstrou interesse e ainda não comprou, com origem, etapa, responsável, valor estimado e a data do próximo contato. Serve para saber com quem falar hoje e de onde vêm os leads que fecham.

Qual a diferença entre planilha de leads e planilha de follow-up?

A planilha de leads tem uma linha por lead e mostra a situação de cada um. A de follow-up tem uma linha por tentativa de contato e guarda o histórico. O modelo deste guia junta as duas e conta as tentativas de cada lead sozinho.

A planilha funciona no Google Planilhas?

Sim. Abra o arquivo .xlsx no Google Drive e escolha abrir com o Google Planilhas. As fórmulas, as listas suspensas e as cores de atrasado e hoje continuam funcionando.

Quantas vezes devo fazer follow-up com um lead?

Não há número certo para todo negócio. Uma cadência comum para começar tem cinco tentativas em duas semanas, com a última avisando que você vai parar de procurar. Acompanhe no painel a média de tentativas dos leads ganhos e ajuste a sua.

Preciso de autorização para guardar os leads numa planilha?

Você precisa de uma base legal da LGPD, que nem sempre é o consentimento. Quem pediu orçamento, por exemplo, entra nos procedimentos preliminares de um contrato. Anote a base de cada lead e apague os dados de quem pedir.

Resumo

Uma planilha de leads boa tem poucas colunas e três datas que trabalham por você: entrada, último contato e próximo follow-up. A aba de follow-up guarda cada tentativa, e o painel mostra a conversão por origem e o valor em aberto. Use o modelo enquanto ele der conta e, quando a equipe crescer ou o WhatsApp sair do controle, leve a mesma estrutura para um CRM.

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