CRM para Contabilidade: Guia para Escritórios Contábeis

CRM para contabilidade é o sistema que organiza o lado comercial do escritório contábil: de onde vem cada empresa interessada, em que pé está a proposta de honorários, quem assinou o contrato, como anda a entrada do cliente novo e quando é o próximo reajuste. Ele não faz a escrituração, a folha nem as obrigações acessórias; cuida do caminho até o cliente entrar e do relacionamento que faz ele ficar. Este guia mostra o funil de um escritório, o que o Código de Ética do contador pede na proposta e no contrato, onde o CRM mais ajuda e como escolher.

🔑 CRM para contabilidade em 30 segundos

O que faz: registra cada empresa interessada, acompanha a proposta de honorários e lembra de quem precisa de retorno.
O que não faz: não é sistema contábil, fiscal ou de folha, nem portal de documentos.
Onde mais ajuda: proposta sem resposta, entrada do cliente novo e reajuste anual com data.
Regra da profissão: proposta com cada serviço, valor, periodicidade e reajuste, e contrato por escrito (NBC PG 01).

CRM, sistema contábil e gestão de tarefas: qual a diferença?

Sistema	O que guarda	Quem usa
CRM	Empresas interessadas, origem, propostas, contratos, conversas e retornos	Sócios, comercial, atendimento
Sistema contábil	Escrituração, apuração de tributos, folha e obrigações acessórias	Equipe técnica
Gestão de tarefas e portal	Prazos do mês, documentos recebidos e entregues ao cliente	Equipe técnica e cliente

Muitos escritórios têm um bom sistema contábil e nada no comercial: a proposta sai por e-mail, o retorno fica na memória do sócio e o cliente que pediu orçamento em março nunca mais é procurado. É esse vazio que o CRM preenche.

O funil de um escritório contábil

Novo contato: abertura de empresa, troca de contador, indicação, site. Registre a origem.
Diagnóstico: regime tributário, faturamento, número de funcionários, notas emitidas por mês, atividades.
Proposta de honorários: os serviços, o valor de cada um, a periodicidade e o reajuste.
Contrato assinado: a proposta aceita vira contrato por escrito.
Entrada do cliente: transferência do contador anterior, documentos, acessos e certificados.
Cliente ativo: com data de reajuste e oportunidades de serviços extras anotadas.

Dois pontos concentram as perdas: a proposta enviada que ninguém acompanhou e a entrada do cliente que se arrasta por semanas. Os dois ficam visíveis quando cada empresa é um negócio no funil, com responsável e data. A lógica de montar e cuidar das etapas está no guia de pipeline e funil de vendas.

O que o Código de Ética pede na proposta e no contrato

A NBC PG 01, o Código de Ética Profissional do Contador, aprovada pelo Conselho Federal de Contabilidade em 7 de fevereiro de 2019, tem regras diretas sobre o comercial:

Valor por escrito (item 7): o contador deve estabelecer por escrito o valor dos serviços na proposta, considerando a complexidade, o tempo, o resultado para o cliente, se ele é eventual, habitual ou permanente, e o local do serviço.
O que a proposta mostra (item 8): todos os serviços cobrados individualmente, o valor de cada um, a periodicidade e a forma de reajuste.
Contrato por escrito (item 9): aceita a proposta, deve ser celebrado contrato de prestação de serviços por escrito.
Serviço feito pelo cliente (item 10): o que o próprio cliente vai executar precisa estar explícito na proposta e no contrato.

No CRM, isso vira campos do negócio: os serviços contratados, o valor de cada um, a periodicidade, o índice e o mês do reajuste. Quando a proposta é aceita, o negócio passa para a etapa de contrato, e só sai dela com o contrato assinado anexado ou registrado.

Troca de contador: a entrada do cliente novo

Boa parte dos clientes de um escritório chega de outro contador. A NBC PG 01 trata dos dois lados: o contador substituído deve informar ao substituto os fatos que ele precisa conhecer para o bom desempenho das funções (item 4, l), e o contrato só pode ser transferido a outro profissional com a anuência do cliente, sempre por escrito (item 6, b). Na prática, a entrada do cliente é uma lista de tarefas com responsável e prazo:

Carta ao contador anterior e pedido dos documentos e das informações do período.
Procurações, acessos e certificado digital.
Conferência de pendências fiscais e trabalhistas.
Primeira reunião com o cliente para combinar envio de documentos e prazos.

No CRM, cada item vira uma atividade do negócio. O sócio vê de longe quem está travado e há quanto tempo.

Publicidade e mensagens do escritório

A mesma norma diz que a publicidade dos serviços contábeis deve ter caráter informativo, ser moderada e discreta, sem mercantilização (itens 11 e 12), e proíbe afirmações desproporcionais e comparações depreciativas com colegas (item 15). Vale para anúncio, para post e para a mensagem de WhatsApp que o escritório manda a quem pediu proposta. Conteúdo útil, como um lembrete de prazo ou uma explicação de mudança na lei, cumpre a regra e mantém o escritório lembrado.

Onde o CRM mais ajuda o escritório

Proposta sem resposta: o negócio parado na etapa de proposta avisa o responsável depois de alguns dias.
Reajuste anual: o mês do reajuste num campo de data vira uma atividade para avisar o cliente com antecedência.
Serviços extras: abertura de filial, declaração dos sócios, BPO financeiro. Cada pedido vira um negócio próprio, separado da mensalidade.
Indicação: a origem registrada mostra quais clientes indicam, para agradecer e pedir de novo.
Cancelamento: o motivo de cada saída mostra se o problema é preço, atendimento ou prazo.

WhatsApp e LGPD no escritório contábil

O cliente pergunta pelo WhatsApp e manda documento pelo WhatsApp. Ligado ao CRM pela API oficial da Meta, a conversa fica no cadastro da empresa, e não no celular de quem atendeu. Fora da janela de 24 horas depois da última mensagem do cliente, o primeiro contato do escritório precisa ser uma mensagem de modelo aprovada pela Meta, cobrada por entrega, segundo a tabela de preços do WhatsApp Business.

Pela LGPD, folha de pagamento, extrato e dados de funcionários do cliente são dados pessoais, às vezes de terceiros. A regra prática: no CRM, o relacionamento comercial (contato, proposta, contrato, conversas); no sistema contábil e no portal, os documentos. Arquivo recebido pelo WhatsApp vai para o lugar certo e não fica parado na conversa.

O comercial do escritório num lugar só

Funil de propostas, WhatsApp pela API oficial da Meta e aviso de proposta parada. Cancele quando quiser, sem multa.

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Quais números acompanhar

Propostas enviadas por mês e de onde vieram.
Conversão de proposta: contratos assinados ÷ propostas enviadas.
Honorário médio dos contratos novos, para ver se o escritório está cobrando o que planejou.
Tempo de entrada: dias entre o contrato assinado e o cliente rodando.
Cancelamentos por mês e o motivo de cada um.

Como escolher um CRM para contabilidade

Funil com as suas etapas: diagnóstico, proposta, contrato e entrada, com nomes que a equipe entende.
Campos personalizados: regime tributário, faturamento, serviços, valor de cada serviço e mês do reajuste.
Atividades com responsável e prazo: para a entrada do cliente e para o reajuste.
WhatsApp pela API oficial: o canal do cliente não pode depender de integração que a Meta bloqueia.
Permissões por pessoa: o técnico não precisa ver o funil de vendas do sócio.
Integração com o sistema contábil, se fizer falta: por API ou por ferramentas como n8n.

O Sirius serve para contabilidade?

Serve para o comercial e para o relacionamento. O Sirius CRM é um CRM de vendas e, no escritório contábil, cuida da proposta, do contrato, da entrada do cliente e do reajuste:

Funil: etapas renomeáveis e mais de um funil, por exemplo um para clientes novos e outro para serviços extras.
Campos personalizados: texto, número, data, seleção e sim ou não, no contato e no negócio.
Atividades e avisos: atividades com data em cada negócio, que vão para a Google Agenda do responsável, e automação que avisa quando um negócio fica parado.
WhatsApp: pela API oficial da Meta, em todos os planos, com a conversa ligada à empresa.
Prospecção: busca de empresas no Google Maps por segmento e cidade, com créditos mensais em todos os planos.

⚠️ O que o Sirius não faz no escritório contábil

O Sirius não faz escrituração, apuração, folha nem obrigações acessórias, não é portal de documentos, não emite nota fiscal nem colhe assinatura de contrato. Ele fica com o comercial, ao lado do sistema contábil. O plano Business custa R$ 227 por pessoa/mês.

Perguntas frequentes sobre CRM para contabilidade

O que é CRM para contabilidade?

É o sistema que organiza o comercial do escritório contábil: registra cada empresa interessada, acompanha a proposta de honorários e o contrato, organiza a entrada do cliente novo e lembra do reajuste.

O sistema contábil já não faz o papel do CRM?

Em geral, não. O sistema contábil cuida da escrituração, dos tributos e da folha de quem já é cliente. Quem ainda não assinou, a proposta em aberto e o retorno combinado ficam fora dele.

O que precisa constar na proposta de honorários?

Pela NBC PG 01, item 8: todos os serviços cobrados individualmente, o valor de cada um, a periodicidade e a forma de reajuste. Aceita a proposta, o contrato de prestação de serviços deve ser feito por escrito (item 9).

O escritório contábil pode mandar mensagens de marketing pelo WhatsApp?

Pode, respeitando duas regras: a da Meta, que exige mensagem de modelo aprovada fora da janela de 24 horas, e a da NBC PG 01, que pede publicidade informativa, moderada e discreta, sem mercantilização.

Como organizar a troca de contador no CRM?

Transforme a entrada do cliente numa lista de atividades com responsável e prazo: carta ao contador anterior, documentos, procurações, certificado digital e primeira reunião. A transferência do contrato depende da anuência do cliente, por escrito.

Resumo

CRM para contabilidade cuida do que acontece antes do primeiro lançamento e em volta dele: a empresa interessada, a proposta de honorários, o contrato, a entrada do cliente e o reajuste. A NBC PG 01 já pede proposta detalhada e contrato por escrito, e o CRM transforma essas regras em etapas e campos. Comece pelo aviso de proposta parada e pela lista de entrada do cliente, que é onde o escritório mais perde. Para a visão do comercial como um todo, veja o guia de gestão comercial.